Az adózási és számviteli törvények pontosan szabályozzák, hogy meddig őrizzük meg, hogyan tároljuk, majd végül hogyan selejtezzük a különféle iratokat. Ha egy ellenőrzés során szabálytalanságot találnak, komoly bírságra számíthatunk, ezért fontos odafigyelni az iratmegőrzéssel kapcsolatos tudnivalókra, melyeket cikkünkben egyszerűen és lényegretörően foglalunk össze.
Mit és meddig kell megőrizni?
Legalább 5 évig:
- Pénzügyi bizonylatokat
- Tevékenységi bizonylatokat
- Átvételi bizonylatokat
- Vegyes bizonylatokat
Legalább 8 évig:
- Könyvviteli elszámolást közvetlenül vagy közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat
- Főkönyvi számlákat
- Analitikus és részletező nyilvántartásokat
- Szigorú számadási bizonylatok rontott példányait
10 éven túl:
- Munkaügyi iratokat (a nyugdíjkorhatár elérése utáni 5 évig)
Ha időközben jogutód nélkül megszűnik a cég, akkor is meg kell őrizni az iratokat a jogszabályban előírt ideig?
Igen, minden esetben.
Pontosan honnan számoljuk a megőrzési időt?
Az adott irat, bizonylat keletkezési évének utolsó napjától, tehát pl. egy 2023. március 18-án kiállított számlát 2028. december 31-ig (2023 december 31+5 év) kell megőrizni.
Hol és hogyan őrizzük meg szabályosan az iratokat?
- Az adóhatósághoz bejelentett helyen (a könyvelés, feldolgozás időtartamára továbbíthatjuk másik helyre is, de ha a NAV kéri, 3 napon belül rendelkezésre kell bocsátani a dokumentumokat)
- Olvasható formátumban, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon
Digitálisan vagy papír formátumban?
- Elektronikus dokumentum kizárólag elektronikus formában őrizhető meg, a digitális archiválás szabályai szerint
- A papír alapon kiállított bizonylatokról elektronikus másolat készíthető, de ha így teszünk eleget a megőrzési kötelezettségünknek, kiemelten fontos, hogy pontosan tájékozódjunk a digitalizálás követelményeiről, vagy bízzuk szakemberre, mert ez messze több egy egyszerű scannelésnél
Hogyan végezzük szabályosan az iratmegsemmisítést?
- Jegyzőkönyv felvétele mellett (kötelező!) a papír gépi darálásával (nagyobb mennyiség esetén érdemes erre szakosodott céget megbízni a feladattal); a lényeg, hogy az iratokon szereplő összes adat garantáltan megsemmisüljön
- Az elektronikus hordozókon tárolt adatokat is meg kell semmisíteni (pl. pendrive); itt nem kell feltétlenül fizikai megsemmisítést alkalmazni, legtöbb esetben felülírással, törléssel is megoldható a feladat
Sok cég kínál iratmegőrző szolgáltatást. Mikor érdemes igénybe venni?
- Ha nem tudja (vagy nem szeretné) a cég telephelyén tárolni az iratokat, ami idővel még egy kisebb vállalkozás esetén is jelentős mennyiségű papírt jelenthet
- Ha szeretné megkönnyíteni az iratrendezéssel és tárolással együtt járó nehézségeket (pl. digitális archiválás)
Ha a saját iratmegőrzés mellett döntünk, hogyan könnyítsük meg a dolgunkat?
Készítsünk megőrzési ütemtervet! Sokat segít, ha rendelkezünk olyan irányelvdokumentummal, ami keretet és útmutatást ad az iratok megőrzésére és selejtezésére az életciklusuk alapján. Így elkerülhető az az irathalmaz-kavalkád, aminek az időszakos rendezése jelentősen több feladatot ad, mint a folyamatos rendben tartása.
Irodánk örömmel nyújt segítséget vállalkozásod iratmegőrzési kérdésekben is!