Mit kell tudni az elektronikus számláról?
Az elektronikus számla számos előnnyel bír a papíralapú társához képest, de fontos tudni, hogy csak akkor hiteles, ha az Áfa törvény ide vonatkozó feltételeinek hiánytalanul megfelel.
A három fő elvárás az elektronikus számlákkal kapcsolatban:
- az eredet hitelessége,
- a tartalom sértetlensége,
- és az olvashatóság.
Hogyan teljesíthetők az elektronikus számlával kapcsolatos elvárások?
- a számlát az elektronikus aláírásról szóló törvény rendelkezései szerint minősített elektronikus aláírással látjuk el,
- vagy az EDI-ben (elektronikus adatcsererendszer) hozzuk létre és továbbítjuk.
Pontosan mi is az az EDI?
Az EDI (Electronic Data Interchange) egy szabványos elektronikus dokumentumkezelési rendszer, aminek az a sajátossága, hogy nem hálózatban, hanem zárt rendszerben, két számítógép között zajló kommunikációt tesz lehetővé, kizárva a külső beavatkozás lehetőségét. Ha ezt választjuk, akkor nincs szükség elektronikus aláírásra, de a feleknek írásban kell megállapodni a pontos formátumról és a rendszer használatáról.
Az EDI előnyei:
- az adatok nem módosíthatók vagy törölhetők
- zárt (biztonságos) rendszerben történik az archiválás
- az adatok hozzáférése kizárólag titkosított csatornán lehetséges
- könnyű az adat elérhetőség és visszakereshetőség
- minimálisra csökken az adminisztrációs költség.
A PDF számla elektronikus vagy papír alapú?
A PDF számla csak akkor minősül elektronikus számlának, ha elektronikus aláírással és időbélyegzővel is ellátjuk. Ezek nélkül a tartalom sértetlensége nem biztosított, tehát papír alapú számlának minősül.
Milyen formátumokban bocsátható ki elektronikus számla?
Elektronikus számla bármilyen formátumban kibocsátható (az egyszerűség kedvéért PDF-ben is), de a fájl formátummal már más a helyzet. A NAV kizárólag print fájl formátumokat fogad el, mint például a txt, csv, dbf, mdb, xls és az xml (ezeknél a fájlban szereplő karakterek sorozata, tulajdonsága a papírra történő kinyomtatás során sem változik meg).
Hogyan könyveljük az elektronikus számlát?
Az alapkövetelményeknek való megfelelésen túl erre nincs külön szabály, a technikai megoldást minden cég maga alakítja ki. A gyakorlatban ez vagy egy iktatóprogram segítségével, vagy az elektronikus számlához csatolt melléklettel valósítható meg, de az is tökéletes megoldás, ha az elektronikus könyvelési rendszeren keresztül biztosított a logikai kapcsolat megléte.
Irodánk örömmel nyújt segítséget az elektronikus számlával kapcsolatos kérdésekben is!