A számvitelről és az adózás rendjéről szóló törvények pontosan meghatározzák, mely - eredetileg papíralapon kiállított - bizonylatok tárolhatók digitálisan, és hogy milyen feltételek mellett tehetünk eleget ezek biztonságos és hiteles megőrzésének. Hogy ne kelljen hosszan keresgélni a jogszabályokban, pontokba szedtük a lényeget!
Milyen feltételeknek kell megfelelni?
- meg kell határozni belső szabályzatban a másolat készítéssel megbízott (vagy arra feljogosított) személyek körét
- rendelkezni kell másolatkészítési szabályzattal, mely tartalmazza az eljárási és műszaki feltételeket, valamint tisztázza a kapcsolódó felelősségi kérdéseket
- rendelkezni kell a másolatkészítő rendszer részletes dokumentációjával (amiből kiderül, hogy teljesülnek-e a törvényi követelmények) VAGY a rendszer megfelelésre vonatkozó igazolásával (ez utóbbi sokkal életszerűbb, hiszen nagyrészt bérelt rendszerekről van szó)
- biztosítani kell a képi vagy tartalmi megfelelést
- az elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal kell ellátni
- fokozott biztonságú elektronikus bélyegzőt vagy aláírást kell elhelyezni a dokumentumokon, hogy érzékelhető legyen az utólagos módosítás
Automatikus (tömeges) másolatkészítés esetén a biztosítani kell a fentieken túl, hogy:
- a rendszer műszaki és szervezési megoldással biztosítja a másolat olvashatóságát
- képi vagy tartalmi egyezőség biztosítása céljából mintavételes ellenőrzés végezhető
- a záradék tartalmazza az automatikus másolatkészítés tényét
- zárt rendszerben zajlik a másolatkészítés
Hogy néz ki ez az egész a gyakorlatban? Hogyan oldjam meg, ha nem értek ennyire az informatikához, de szeretnék élni a digitalizáció nyújtotta előnyökkel?
Írd be a keresőbe, hogy "minősített digitalizálás". Szerencsére egész iparág épült már erre, a lényeg csak az, hogy olyan szolgáltatót válassz, amelyik "eIDAS" tanúsítvánnyal rendelkezik. A legtöbb ilyen cég sokféle csomagot kínál, méghozzá elérhető áron.
Azért jó ötlet a digitalizálás mellett dönteni, mert:
- költséghatékony
- gyors
- hiteles
- biztonságos
Irodánk örömmel nyújt segítséget digitalizálási kérdéseiben is!